OFICIALÍA MAYOR

FUNCIONES DE OFICIALÍA MAYOR MUNICIPAL

 

OFICIAL MAYOR

FUNCIONES:

Participar con el Tesorero Municipal, en la formulación de los planes y programas del gasto público y en la elaboración del anteproyecto de presupuesto.

Expedir las órdenes para las erogaciones con cargo al presupuesto de las dependencias municipales, excepción hecha de las que realicen la autoridades seccionales.

Programar, coordinar y adquirir y proveer oportunamente los elementos materiales y servicios requeridos por las dependencias del municipio para el desarrollo de sus funciones.

Controlar y dar servicio de mantenimiento a vehículos, maquinara, mobiliario y equipo para uso del municipio.

Administrar, controlar y vigilar los almacenes del municipio.

Conservar y administrar los bienes propiedad del municipio y proponer al Presidente Municipal su recuperación, concesión o enajenación, cuando dichas funciones no estén encomendadas a otra dependencia.

Intervenir en la adquisición y enajenación de bienes muebles o inmuebles que lleve a cabo el municipio y vigilar que dichas operaciones se ajusten alas disposiciones legales.

Levantar y tener al corriente el inventario general de los bienes muebles e inmuebles del municipio.

Vigilar el cumplimiento de las normas y contratos que rijan las concesiones, autorizaciones y permiso para el aprovechamiento y explotación de los bienes municipales, cuando dichas tareas no estén expresamente encomendadas a otra dependencia.

Expedir los nombramientos, tramitar y resolver los asuntos relativos a los empleados al servicio del municipio, en cumplimiento a lo dispuesto en las leyes, reglamentos y manuales de organización; excepción hecha de los funcionarios o empleados seccionales.

Participar en la determinación de las condiciones generales de trabajo, difundiéndolas y vigilando su cumplimiento.

Mantener al corriente el escalafón de los trabajadores.

 

Autorizar, previo acuerdo del Presidente y con base en el presupuesto, la creación de nuevas plazas o unidades administrativas que requieran las dependencias del municipio.

Elaborar y revisar permanentemente, con el concurso de las demás dependencias municipales, las cartas y manuales de organización y de procedimientos que requieran las unidades administrativas municipales.

Las demás consignadas en las leyes, reglamentos y manuales de organización.

 

SECRETARIA DE DIRECTOR

FUNCIONES:

Realizar actividades de recepción, atender llamadas, tomar recados, realizar oficios, cartas, memorándums…

Brindar apoyo.

Manejo de la agenda del Oficial Mayor.

Elaboración de órdenes de pago de casos que no salen en la nómina.

 

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

FUNCIONES:

Manejar al personal de Presidencia, considerando al recurso humano como fuente principal de la administración.

Manejar registros y documentos tales como: sueldos, prestaciones, altas y bajas del personal, seguro de vida, vacaciones y pagos provisionales.

Tomar decisiones en la ejecución de sus funciones cuando se le presentan alternativas en un 100% y tiene la capacidad para opinar sobre sus tareas en el mismo porcentaje.

Realizar la selección y contratación del personal de acuerdo a perfiles.

 

Manejar el sistema escalafonario en los diversos departamentos que representa una oportunidad de crecimiento para el personal.

Realizar la revisión del procedimiento de elaboración de nómina y prestaciones.

Elaboración y presentación de la declaración de sueldos y salarios.

Preparar y entregar la información para la presentación del dictamen del I.M.S.S.

 

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

FUNCIONES:

Dar soluciones y/o alternativas a las necesidades del personal en todos los ámbitos a manejar.

Manejar los registros y documentos tales como: altas y bajas del personal, tiempo extra y formatos con información del personal.

Llevar el control de expedientes del personal.

Manejar el manual de organización para cada área.

Tomar decisiones cuando se le presentan alternativas en un 75% y tiene la capacidad de opinar sobre su trabajo en un 100%.

Llevar un control sobre las solicitudes de empleo, ya sea para contrataciones internas, o bien relacionadas con la bolsa de trabajo.

Elaborar contratos de personas contratadas por honorarios y personal eventual.

Elaborar gafete de personal de nuevo ingreso.

 

ENCARGADA DE NÓMINA

FUNCIONES:

Calcular el pago del personal.

Manejar la nómina calculando el aguinaldo, vacaciones, incapacidades, despidos y demás prestaciones.

Manejar registros y documentos tales como: nómina y póliza de diario.

Manejar nómina de compensaciones.

En la ejecución de sus funciones toma decisiones cuando se le presentan alternativas en un 75% y tiene la capacidad y disponibilidad para opinar sobre sus tareas en el mismo porcentaje

 

ENCARGADA DE TRÁMITES DEL I.M.S.S.

FUNCIONES:

Realizar trámites ante IMSS correspondientes a altas, bajas y modificaciones de salarios.

Llevar un registro de incapacidades de enfermedades generales, enfermedades más frecuentes y riesgo de trabajo.

Llenar formato MT1 relacionado con accidentes de trabajo.

Llevar un control de casos de accidentes de trabajo de personal anual.

Capturar información de los movimientos realizados ante el IMSS en el programa SUA WIN y realizar el envío vía Internet.

Elaborar la liquidación de cuotas obrero patronales de la cual el pato no debe exceder del día 17 de cada mes.

Una vez terminada la liquidación sacar la suma de cuotas que deberá pagar cada Seccional.

Elaborar declaración anual de la prima y grado de riesgo de la Presidencia.

 

ENCARGADA DE CONMUTADOR

FUNCIONES:

Recibir y distribuir las llamadas a los diferentes departamentos.

Controlar las llamadas de larga distancia y verificarlas en el recibo telefónico.

 

INTENDENTE

FUNCIONES:

Realizar labores de limpieza en las oficinas administrativas de Presidencia Municipal y en los salones en donde se presenta un evento organizado por la administración.

 

JEFE DE RECUROS MATERIALES

FUNCIONES:

Responsable del cuidado y buen manejo de los activos fijos y bienes patrimoniales.

Verificar precios con diferentes proveedores a fin de elegir la mejor alternativa.

Supervisar que las facturas cumplan con los requisitos fiscales.

Rendir informe al departamento de Tesorería acerca de los gastos de cada dirección, así como de las órdenes de pago.

Manejar requisiciones, órdenes de compra y pago, resguardos, registro de inventario físico y cotizaciones materiales que por su índole son confidenciales.

Realización de contratos y convenios de apoyos, donaciones y servicios.

Realización de licitaciones publicas de adquisiciones.

 

JEFE DE COMPRAS

FUNCIONES:

Autorizar y capturar las requisiciones de mantenimiento de vehículos y efectuar los pagos de las requisiciones.

Elaborar órdenes especiales de pago.

Dar mantenimiento a vehículos de uso común.

Responsable del manejo del almacén municipal

Cotización, compra y entrega de diversos artículos que requieren las diferentes áreas para su funcionamiento.

 

ENCARGADA DE BIENES PATRIMONIALES

FUNCIONES:

Llevar el control de los activos fijos para tener conocimiento de la cantidad exacta de los bienes patrimoniales del Municipio.

Supervisar su uso.

Realizar inventarios de los mismos.

Registrar adquisiciones y cambios de mobiliario y equipo de todas las áreas.

Manejar documentos y registros tales como: formas de resguardo de vehículos, de mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, comunicación y facturas de los mismos.

Responsable de entrega de bienes donados, así como resguardo de la documentación que ampara dichas donaciones.

Responsable de la entrega física de los bienes que se enajenan por parte del Municipio.

 

AUXILIAR DE COMPRAS

FUNCIONES:

Recibir órdenes de compra.

Realizar órdenes de pago de diversos materiales de todos los departamentos de Presidencia Municipal.

Manejar registros y documentos tales como: requisiciones, facturas, órdenes de compra y pagos.

 

ENCARGADO DE ESTACIONAMIENTO

FUNCIONES:

Supervisar la entrada y salida de vehículos oficiales.

Mantener un orden al estacionar los vehículos.

Permitir la entrada únicamente a vehículos que pertenezcan a Presidencia Municipal.

 

JEFE DE SISTEMAS

FUNCIONES:

Proporcionar mantenimiento al equipo de cómputo, para que este se encuentre en las óptimas condiciones de funcionamiento.

Verificar las necesidades del personal en cuanto al equipo.

Supervisar el trabajo de elaboración de la elaboración e instalación de programas destinados a mejorar las bases de datos y programas de la Presidencia Municipal.

Cotizar y evaluar las órdenes de compra de software y hardware.

Supervisar la bitácora de actividades, hoja de funciones, hoja de servicios y refacciones.

En el ejercicio de sus funciones toma decisiones cuando se le presenten alternativas en un 100% y tiene capacidad para opinar sobre sus tareas en el mismo porcentaje.

Elaborar programas para eficientar las funciones y desempeño de cada área.

Colaborar con el plan de trabajo anual y el presupuesto de compra de equipamiento.

Estar al tanto de las necesidades de comunicación de voz y datos, para ello está a cargo de las líneas telefónicas de todas las áreas y conmutadores, así como de la red metropolitana, redes locales y enlaces con secciones municipales y receptores de pago.

 

PROGRAMADOR

FUNCIONES:

Mantener en óptimas condiciones el equipo de cómputo.

Instalación de nuevos programas en todas los equipos de Presidencia Municipal y seccionales.

Manejar registros y documentos tales como: bitácora de actividades, hoja de acciones, hoja de servicios, cotizaciones y órdenes de compra.

Capacitar y ayudar a los usuarios a cerca de los sistemas generados y servicios ofrecidos por el departamento.